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オフィスの電話応対

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オフィスの電話応対

オフィスで働いていると、いろいろな仕事をこなしていかなくてはなりません。

事務仕事だけではなく、電話応対も重要な仕事です。

 

来客応対と同様に自分の応対の仕方が会社全体の印象につながります。明るく丁寧に対応しましょう。

 

オフィスの電話応対マナー①

電話応対の基本一つは、できるだけ早く電話に出ることです。

電話が鳴ったらすぐに出るように心がけます。

3コール以内には受話器を取るようにし、長く待たせてしまった場合には、「お待たせしました」の一言を添えましょう。

 

急ぎの用件の場合もあります。自分の仕事の手を一旦止め、電話を優先しましょう。

 

オフィスの電話応対マナー②

電話応対の際には、声のトーンに気をつけましょう。

電話は顔が見えないので声だけで印象が左右されます。はっきりと明るい声で応対するように心がけます。

従業員の応対は会社のイメージにつながりますので、一回一回を丁寧に、確実に対応しましょう。

 

また、電話に出るときには、メモとペンを用意します。

電話の内容を正確に把握するためにメモを取ることが大切です。担当者が不在で、時間などの伝言がある場合には間違いがあっては大変です。

 

オフィスの電話応対マナー③

受話器を取ったらまず、「〇〇でございます」と、こちらから社名を名乗り、次に相手が名乗ったら「お世話になっております」など挨拶をしましょう。

用件、取次先をお尋ねし、取り次ぐ際は「少々お待ちくださいませ」と電話を保留にして担当者につなぎます。

常にメモをとりながら対応をし、他の人に取り次いだり調べ物をしたりするときにも電話を保留にして待ってもらいます。

相手は電話代がかかっているので、できるだけお待たせしないようにしましょう。

 

取り次がれた電話に出るときは、「お電話かわりました」、電話を再開するときは、「お待たせ致しました」の一言からはじめます。

保留時間が長くなる時には、一旦電話を切ってから折り返しかけ直します。

 

オフィスの電話応対マナー④

担当者が不在の場合は、相手の「会社名」・「氏名」・「用件」・「連絡先」を確認し、最後に内容を復唱します。

折返し電話が必要か、用件を伝えるだけでよいかも確認しましょう。

電話を受けた日時、内容を正確にメモに残し、担当者が戻ったらそのメモを渡します。

 

オフィスの電話応対マナー⑤

電話を切る際は、かけた方から先に切るのが基本です。

電話を受けた場合は、最後に「失礼します」と挨拶をした後、相手が切ったのを確認してから静かに受話器を置きます。

電話をかけた場合には、先に電話を切りますが、まず指でフックを押して電話を切り、通話が切れたら受話器を置きましょう。

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