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オフィスの来客応対

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オフィスの来客応対

オフィスで働いていると、いろいろな仕事をこなしていかなくてはなりません。

オフィスでは事務仕事だけでなく、来客応対やお茶出しもあります。

 

オフィスでの来客応対には基本がありますので、その基本を守りながら臨機応変に対応しましょう。

 

オフィスでの来客応対マナー①

オフィスでの来客応対は、受付で来客をお迎えするところからはじまります。

 

来客に気が付いたらすぐに立ち上がってお辞儀をして挨拶し、笑顔で対応します。

受付がないオフィスの場合には、入り口に近い人や最初に気づいた人が応対するといいでしょう。

お待たせしないように、すぐに対応するように心がけなくてはなりません。

 

まず、来訪者の会社名とお名前、訪問先(担当者)、用件をお尋ねしましょう。

 

オフィスでの来客応対マナー②

次に、アポイントメントを取られているかを確認し、それから担当者に取り次ぐとスムーズです。

「お取り次ぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか」とお伝えし、担当者に連絡して指示を受けます。

担当者が不在だった場合には、その旨をお伝えし、帰社時間などが分かればお伝えしましょう。

 

中にはセールスなど、アポイントがない場合もあるでしょう。セールスの場合でも、忙しいからといっても対応には注意しなくてはなりません。

言葉遣いなどに気をつけて明るく対応できるように心がけましょう。

従業員の応対は会社のイメージにつながりますので、一回一回を丁寧に、かつ、確実に行いましょう。

 

オフィスでの来客応対マナー③

次に、担当者の指示に従い、来客を応接室などにご案内します。

 

来客に案内する行き先をお伝えし、数歩斜め前を歩いてゆっくりと先導しましょう。

応接室などお通しする部屋に着いたらドアをノックして入り、上座にお通しします。

「失礼いたします」とお辞儀をして退出しましょう。

 

オフィスでの来客応対マナー④

来客を案内後、お茶を出します。

お盆にお湯呑みとお茶托を別々に人数分乗せ、応接室のドアをノックして「失礼します」と会釈をして入室します。

応接室にサイドテーブルがあれば、なければテーブルの一番入口に近い端にお盆を置き、茶托に湯呑みをそれぞれセットします。両手で茶托を持ち、できるだけ来客の右側から差し出します。来客が複数の場合は上座の方から順に出しましょう。

お茶を出し終わったら、お盆を持ち、状況に応じて「失礼します」、「少々お待ちください」、会話中の場合は黙礼をするなどして退出します。

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